Nowoczesne biuro urządza się od analizy sposobu pracy zespołu, a dopiero potem dobiera się meble. Najważniejsze są trzy elementy: strefy dopasowane do różnych zadań, ergonomiczne stanowiska zgodne z przepisami BHP oraz kontrola hałasu i światła. Poniżej znajdziesz 8 praktycznych rozwiązań, tabelę stref biurowych i odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Spis treści
- Czym jest nowoczesne biuro?
- Od czego zacząć urządzanie biura?
- Jakie strefy powinno mieć nowoczesne biuro?
- Jakie 8 rozwiązań najbardziej poprawia ergonomię i organizację pracy?
- Jakie wymagania BHP musi spełniać stanowisko komputerowe?
- Jak wybrać meble biurowe i dostawcę wyposażenia?
- Najczęściej zadawane pytania
- Co zapamiętać?
Czym jest nowoczesne biuro?
Nowoczesne biuro to przestrzeń zaprojektowana pod konkretne zadania zespołu, a nie pod maksymalną liczbę biurek na metr kwadratowy. Zamiast jednego typu stanowiska oferuje kilka środowisk pracy: miejsca do skupienia, do rozmów, do spotkań i do odpoczynku. Pracownik wybiera to, które najlepiej pasuje do bieżącego zadania.
Takie podejście nazywa się często pracą opartą na aktywnościach, z angielskiego activity-based working. Sprawdza się szczególnie w modelu hybrydowym, gdy część zespołu pracuje zdalnie w wybrane dni. Wtedy stałe biurka dla każdego przestają mieć sens, a rośnie zapotrzebowanie na sale spotkań i miejsca do wideorozmów. Nowoczesne biuro nie oznacza więc modnych dodatków, tylko lepsze dopasowanie przestrzeni do realnej pracy.
Od czego zacząć urządzanie biura?
Urządzanie biura zaczyna się od audytu: kto, ile czasu i w jaki sposób będzie z niego korzystać. Bez tych danych łatwo kupić za dużo biurek i za mało miejsc do rozmów. Audyt nie musi być skomplikowany. Wystarczy krótka ankieta wśród pracowników i tydzień obserwacji obłożenia obecnej przestrzeni.
Warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Ilu pracowników przebywa w biurze jednocześnie w typowy dzień, a ilu w dzień szczytowy?
- Jaki procent czasu zespół spędza na pracy wymagającej skupienia, a jaki na współpracy?
- Ile rozmów telefonicznych i wideokonferencji odbywa się dziennie?
- Które działy muszą siedzieć blisko siebie, a które mogą pracować w odrębnych strefach?
- Jakie dokumenty i sprzęt trzeba przechowywać na miejscu?
Audyt musi też uwzględnić minimalne wymagania prawne. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy na każdego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia i 2 m² wolnej powierzchni podłogi. To wartości minimalne, a komfortowa praca zwykle wymaga znacznie więcej miejsca.
Jakie strefy powinno mieć nowoczesne biuro?
Nowoczesne biuro powinno mieć co najmniej cztery strefy: pracy indywidualnej, pracy cichej, spotkań i odpoczynku. Ich proporcje zależą od profilu firmy. Zespół programistów potrzebuje więcej miejsc do skupienia, a dział sprzedaży więcej przestrzeni do rozmów. Tabela pokazuje, czym różnią się poszczególne strefy.
Dobrą praktyką jest umieszczanie stref głośnych, czyli socjalnej i konferencyjnej, blisko wejścia. Strefę cichą lepiej odsunąć w głąb biura, z dala od ciągów komunikacyjnych. Taki układ ogranicza liczbę osób przechodzących obok pracowników, którzy potrzebują koncentracji.
Jakie 8 rozwiązań najbardziej poprawia ergonomię i organizację pracy?
Największy wpływ na komfort pracy mają rozwiązania, które pozwalają dopasować stanowisko do człowieka i ograniczają rozpraszacze. Poniższe 8 rozwiązań warto uwzględnić już na etapie projektu, bo dodawanie ich później jest droższe.
- Biurka z regulacją wysokości. Pozwalają pracować na siedząco i na stojąco oraz dopasować blat do wzrostu każdej osoby. To szczególnie ważne przy współdzielonych stanowiskach.
- Fotele z pełną regulacją. Regulowana wysokość siedziska, podparcie lędźwiowe, kąt oparcia i podłokietniki to dziś wymóg prawny, a nie dodatek.
- Ramiona monitorowe. Ułatwiają ustawienie górnej krawędzi ekranu na wysokości oczu i zwalniają miejsce na blacie.
- Ścianki nabiurkowe i panele akustyczne. Ograniczają przenoszenie dźwięku między stanowiskami i dają poczucie prywatności.
- Budki akustyczne. Przenoszą rozmowy telefoniczne poza open space, co zmniejsza hałas na sali.
- Lockery i mobilne kontenery. Przy pracy hybrydowej pozwalają przechowywać rzeczy osobiste bez przypisanego biurka.
- Zarządzanie okablowaniem. Kanały kablowe, przepusty w blatach i listwy pod biurkiem ułatwiają sprzątanie i zmniejszają ryzyko potknięć.
- System rezerwacji biurek i sal. Prosta aplikacja pokazuje obłożenie biura i pomaga planować liczbę stanowisk.
Nie każde biuro potrzebuje wszystkich ośmiu rozwiązań od razu. Najczęściej warto zacząć od foteli, biurek i akustyki, bo te trzy obszary pracownicy oceniają w ankietach najczęściej.
Jakie wymagania BHP musi spełniać stanowisko komputerowe?
Od 17 listopada 2023 roku stanowiska komputerowe w Polsce muszą spełniać zaktualizowane wymagania rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy mieli 6 miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk. Nowe stanowiska muszą spełniać te wymagania od razu.
Według załącznika do rozporządzenia z 18 października 2023 roku krzesło powinno mieć:
- podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
- regulację wysokości siedziska i wysokości podparcia odcinka lędźwiowego,
- regulację kąta pochylenia oparcia,
- możliwość obrotu o 360 stopni,
- regulowane podłokietniki.
Rozporządzenie zmieniło też zasady pracy na laptopie. Jeśli pracownik używa laptopa co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko musi mieć monitor stacjonarny lub podstawkę pod laptop. Do tego dochodzi osobna klawiatura i mysz. Górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu, a blat stołu powinien być matowy.
Przepisy wyznaczają minimum, a nie optimum. Ergonomiczne stanowisko daje pracownikowi możliwość zmiany pozycji w ciągu dnia, a nie tylko spełnia listę wymagań przy kontroli.
Jak wybrać meble biurowe i dostawcę wyposażenia?
Meble biurowe najlepiej wybierać według trzech kryteriów: zgodności z przepisami, trwałości przy intensywnym użytkowaniu i możliwości rozbudowy. Biuro rzadko pozostaje niezmienne przez pięć lat. Zespoły rosną, działy się przenoszą, a model pracy się zmienia. Dlatego systemy modułowe są zwykle lepszą inwestycją niż pojedyncze, niepowiązane ze sobą meble.
Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę, czy oferuje on coś więcej niż sprzedaż katalogową. Wsparcie projektowe, wizualizacja, dostawa i montaż w jednym miejscu skracają realizację i zmniejszają ryzyko błędów. Przykładem takiego podejścia jest krakowska firma Lobos, która łączy projektowanie powierzchni biurowych z kompleksowym wyposażeniem. W jej salonach w ośmiu miastach, m.in. w Krakowie, Warszawie i Wrocławiu, można przetestować meble biurowe przed podjęciem decyzji. Niezależnie od wybranej firmy dobrze jest porównać co najmniej dwie lub trzy oferty.
Przed zakupem warto też usiąść na fotelu i popracować przy biurku przez kilkanaście minut. Zdjęcia w katalogu nie pokażą, czy mechanizm regulacji jest wygodny w obsłudze ani czy podłokietniki nie kolidują z blatem.
Najczęstsze błędy przy urządzaniu biura
- Zakup mebli przed wykonaniem projektu układu biura.
- Pominięcie akustyki w budżecie i dodawanie jej dopiero po skargach pracowników.
- Jeden model biurka i fotela dla wszystkich, bez względu na wzrost i rodzaj pracy.
- Zbyt mało sal spotkań i miejsc do rozmów przy jednoczesnym nadmiarze stałych biurek.
- Ustawienie monitorów tyłem do okna, co powoduje olśnienie i zmęczenie wzroku.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje urządzenie nowoczesnego biura?
Koszt urządzenia biura zależy głównie od standardu mebli, zakresu prac akustycznych i liczby stref. Największą część budżetu zwykle pochłaniają stanowiska pracy, czyli biurka i fotele. Dlatego warto najpierw policzyć realną liczbę potrzebnych stanowisk przy pracy hybrydowej. Często okazuje się, że zamiast kolejnych biurek lepiej zainwestować w budki akustyczne i sale spotkań.
Czy w biurze hybrydowym każdy pracownik musi mieć własne biurko?
Nie, w biurze hybrydowym każdy pracownik nie musi mieć przypisanego biurka. Wiele firm stosuje rotacyjne stanowiska, tzw. hot desking, połączone z systemem rezerwacji. Warunkiem jest zapewnienie lockerów na rzeczy osobiste oraz biurek i foteli z regulacją. Tylko wtedy każda osoba może dopasować stanowisko do siebie w kilka chwil.
Jakie meble są obowiązkowe na stanowisku komputerowym?
Obowiązkowe są stół o matowym blacie i krzesło spełniające wymagania rozporządzenia z 2023 roku. Krzesło musi mieć pięcioramienną podstawę z kółkami, regulację wysokości, podparcie lędźwiowe, regulację oparcia i regulowane podłokietniki. Na życzenie pracownika pracodawca zapewnia też podnóżek i uchwyt na dokumenty.
Ile miejsca potrzebuje jeden pracownik w biurze?
Prawne minimum to 2 m² wolnej powierzchni podłogi i 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia na pracownika. Te wartości nie obejmują miejsca zajętego przez meble i sprzęt. W praktyce projektanci planują znacznie więcej przestrzeni na osobę, wliczając w to ciągi komunikacyjne, sale spotkań i strefę socjalną.
Od czego zacząć zmianę aranżacji istniejącego biura?
Zmianę aranżacji istniejącego biura najlepiej zacząć od ankiety wśród pracowników i pomiaru obłożenia stanowisk. Te dane pokażą, które strefy są przeciążone, a które stoją puste. Często największą poprawę daje dodanie miejsc do rozmów i paneli akustycznych, bez wymiany wszystkich mebli.
Co zapamiętać?
- Nowoczesne biuro projektuje się pod sposób pracy zespołu, a nie pod liczbę biurek.
- Podstawą układu są co najmniej cztery strefy: praca indywidualna, praca cicha, spotkania i odpoczynek.
- Od listopada 2023 roku krzesło przy komputerze musi mieć m.in. regulowane podłokietniki i podparcie lędźwiowe.
- Akustykę i oświetlenie trzeba zaplanować na etapie projektu, a nie po przeprowadzce.
- Meble modułowe i regulowane łatwiej dostosować do zmian w zespole i modelu pracy.
